Evalueren met behulp van de onderlinge dialoog
Als u de jaarlijkse evaluatie wilt benutten om onderling de diepte in te gaan op een aantal specifieke thema’s, dan kan de dialoog versterkt worden door middel van governance-aspectkaarten. Onderwerpen die spelen in de raad, maar waarvoor in de reguliere vergaderingen geen tijd voor is (of wordt genomen), kunnen zo besproken worden.
De ervaring leert dat deze vorm van evaluatie uitstekend past bij een raad die graag eens uitgebreider stil wil staan bij een aantal aspecten van het eigen functioneren. Die kunnen de rolinvulling en het functioneert in de praktijk betreffen. Maar vaak ook de dynamiek, communicatie en besluitvorming binnen de raad en tussen de raad en de bestuurder(s).
Hoe werkt het?
Door middel van interviews of een korte vragenlijst wordt van te voren geïnventariseerd welke onderwerpen geagendeerd worden. Niet alleen de leden van de raad worden hiervoor benaderd, maar ook de bestuurder.
Tijdens de evaluatiebijeenkomst worden deze thema’s één voor één uitgebreid besproken. Daarbij is het zo, dat eerst een lid van de raad zich over een specifiek onderwerp buigt en uitspreekt, waarna de dialoog verder plaats vindt in de gehele raad. Het gesprek kan zonodig worden verdiept door middel van de governance-aspectkaarten.
Mijn rol is die van gespreksbegeleider, waarbij ik er voor zorg dat de onderwerpen met voldoende diepgang constructief worden besproken. Waar mogelijk worden concrete afspraken of procesafspraken gemaakt.
Het verloop van de discussie, de afspraken en mijn aanvullend advies verwerk ik in een adviesbrief, die als leidraad kan worden gebruikt bij het in gang zetten van de gewenste veranderingen.
Ervaringen
Deze wijze van evalueren werkt uitstekend als de raad:
- de evaluatie wil toespitsen (dus geen ‘audit van A – Z’ wil toepassen).
- gebruik wil maken van dit moment om enkele thema’s te bespreken die meer tijd vragen
- wil reflecteren op de eigen visie op toezicht en rol
- wil stil staan bij de onderlinge processen en dynamiek