Toezichtvisie, toezichtkader, toetsingskader en informatieprotocol
Inherent aan de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht is het gegeven dat de samenstelling regelmatig wisselt waardoor de visie op toezicht in de raad verandert.
Zeker wanneer er meer dan één commissaris of toezichthouder vervangen wordt volgens het rooster van aftreden heeft dat impact op het samenspel. Dat is bij voorbeeld een goed moment om de toezichtvisie weer eens samen te bespreken en zo nodig te herijken. Een gezamenlijk beeld over de wijze waarop toezicht wordt gehouden is immers nodig om samen effectief aan de slag te gaan.
Daarna kan het toezichtkader worden gedefinieerd evenals het toetsingskader. Bij het toezichtkader staat de wet- en regelgeving centraal waarbinnen toezicht wordt gehouden, evenals de wijze waarop verantwoording wordt afgelegd. Het toetsingskader definieert welke aspecten gemonitord worden en welke verwachtingen aan de bestuurder worden gesteld.
Aanvulling van het toetsingskader met het bepalen van de gewenste informatie leidt tot een inhoudelijk afgebakend informatieprotocol. U definieert welke informatie de raad nodig heeft en op welk aggregatieniveau. Als het geheel wordt aangevuld met een jaaragenda, dan is de ‘ruggengraat’ van het toezicht op orde en zijn de spelregels bepaald.
Governance in Balans kan u begeleiden bij het opstellen van uw toezichtvisie, toezichtkader, toetsingskader en informatieprotocol. In twee dagdelen met de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur heeft u - in onderling overleg en gezamenlijk - vastgesteld hoe de RvC of RvT het komende jaar te werk wil gaan. U heeft dan een gezamenlijk referentiekader dat in de dagelijkse praktijk als toetssteen kan worden benut en dat richting geeft aan het toezicht.
Hoe gaat het in zijn werk?
De toezichtvisie kan worden ontwikkeld door van te voren een vragenlijst in te vullen, met relevante vragen. Deze inbreng van de raad en van de bestuurder worden gebundeld in een presentatie en vervolgens besproken. Dit voorwerk is behulpzaam, doordat er nagedacht is over de belangrijkste aspecten van de toezichtvisie, waarna deze besproken worden.
De individuele drijfveren zijn in hoge mate bepalend voor de wijze waarop er naar toezicht wordt gekeken. Om die reden kan het heel verhelderend zijn om te starten met die drijfveren. Dat kan door middel van een verdiepte kennismakingssessie, of met behulp van de AEM Cube.
Een derde mogelijkheid is de Governance Cube. Door middel van dit instrument kunnen de toezichthouders en de bestuurder aangeven waar het toezicht volgens hen op gericht zou moeten worden. De verschillen in opvattingen worden zo direct zichtbaar en bespreekbaar gemaakt.
In de eerste bijeenkomst van één dagdeel worden alle relevante onderwerpen zodanig besproken, dat er gezamenlijke afspraken worden gemaakt over – onder andere - de wijze waarop de raad toezicht houdt, de toegevoegde waarde van de raad en de gehanteerde waarden.
Indien de behoefte bestaat aan het vaststellen van het toetsingskader is een tweede bijeenkomst van een dagdeel nodig. De raad ontvangt een aanvullende vragenlijst, aan de hand waarvan de afspraken met het bestuur bij de belangrijkste onderwerpen in kaart worden gebracht. Aanvullend kan worden weergegeven welke (harde én zachte) informatie nodig is om die onderwerpen goed te kunnen monitoren. Ieder lid van de raad bereidt één onderwerp voor en die inbreng wordt besproken en waar nodig aangevuld.
Na afloop van twee bijeenkomsten heeft de raad een door het bestuur gedragen visie op toezicht, aangevuld met de belangrijkste onderwerpen waarop de komende 1 à 2 jaar toezicht wordt gehouden en de benodigde informatiebronnen om deze onderwerpen te monitoren. Ook is er overeenstemming over de – door het bestuur – te bereiken resultaten, per onderwerp.