Toezichtvisie, toezichtkader, toetsingskader en informatieprotocol

Inherent aan de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht is het gegeven dat de samenstelling regelmatig wisselt waardoor de visie op toezicht in de raad verandert.

Zeker wanneer er meer dan één commissaris of toezichthouder vervangen wordt volgens het rooster van aftreden heeft dat impact op het samenspel. Dat is bij voorbeeld een goed moment om de toezichtvisie weer eens samen te bespreken en zo nodig te herijken. Een gezamenlijk beeld over de wijze waarop toezicht wordt gehouden is immers nodig om samen effectief aan de slag te gaan.

Daarna kan het toezichtkader worden gedefinieerd en het toetsingskader. Bij het toezichtkader staat de wet- en regelgeving centraal waarbinnen toezicht wordt gehouden, evenals de wijze waarop verantwoording wordt afgelegd. Het toetsingskader definieert welke aspecten gemonitord worden en welke verwachtingen aan de bestuurder worden gesteld.

Aanvulling van het toetsingskader met het bepalen van de gewenste informatie leidt tot een inhoudelijk afgebakend informatieprotocol. U definieert welke informatie de raad nodig heeft en op welk aggregatieniveau.  Als het geheel wordt aangevuld met een jaaragenda, dan is de ‘backbone’ van het toezicht op orde en zijn de spelregels bepaald .

Governance in Balans kan u begeleiden bij het opstellen van uw toezichtvisie, toezichtkader, toetsingskader en informatieprotocol. In twee bijeenkomsten met de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur heeft u - in onderling overleg en gezamenlijk - vastgesteld hoe de RvC of RvT het komende jaar te werk wil gaan. U heeft dan een gezamenlijk referentiekader dat in de dagelijkse praktijk als toetssteen kan worden benut en dat richting geeft aan het toezicht.